摘要：人事电子档案检索方便、查找快捷、操作简单、信息量大、保密性好、寿命延长、成本降低、工作效率高;学院人事电子档案建设过程发现：档案材料不齐全、分类不精准、查阅不按程序、转递不及时、电子档案清晰度不高等问题;建议通过严格执行归档制度、认真收集档案材料，畅通收集渠道、建立收集网络平台，建立档案管理制度、严格利用手续，加强设备建设、提高操作人员业务技能等措施加以解决。
关键词：云南 林业职业技术学院 人事电子档案 存在问题 解决措施
电子档案，是指通过计算机、移动硬盘、存储光盘等设备进行存储，与纸质档案相互对应、相互关联的通用电子图像文件集合，以案或卷为单位。2013年以来，学院人事处借助《电子档案系统》构建学院人事档案花名册、目录，通过扫描或拍照把纸质人事档案转化为为PDF格式，存储到电脑和光盘中，建立干部职工人事电子档案，有效地为学院人事科学化管理奠定基础。
一、人事电子档案的优点
人事电子档案具有传统纸质档案人工管理无法比拟的优点：检索方便、查找快捷、操作简单、信息量大、保密性好、寿命延长、成本降低;还可以使工作人员从繁重的传统纸质档案的手工管理中解脱出来，提高人事档案管理的工作效率。具体来讲，有四个方面：
1.检索方便快捷，工作效率提高。
不需要翻动纸质档案逐条查找，直接通过计算机设备，方便快捷地检索查阅到所需要的相关档案资料，减少了查阅时间，精准快速地查询到结果，大大提高了工作效率。学院人事电子档案的建成，可以使工作人员从纸质档案传统的手工编目和查询工作中解放出来。这将会推动学院人事工作的发展，使人事档案管理再上一个新台阶。
2.信息利用有效，资源实现共享
纸质人事档案通常只有唯一一份，使用时只能是规定的人员在规定的地方进行，同一档案信息只要有人使用，其他人无法同时利用;人事电子档案可以实现异地、实时为多个需要者提供同一份电子档案信息，打破了传统利用方式和时间空间局限，实现人事档案信息共享，提升了人事档案信息利用服务的高效性。
3.促进档案实体保护，保密性能增强
纸制人事档案查阅不方便，查阅过程中易脏、易碎、易破损、易污染、易丢失、易更改、易调换、易销毁、难恢复，安全性、保密性差;电子档案可以弥补以上所有不足，档案人员可以利用电子档案直接查询档案信息，同进可以通过终端权限浏览，有效的保护了纸质档案和涉密程度，对档案实体起到保护作用和物理隔离，增强了档案保密性能。
4.节约档案占用空间，丰富档案管理体系
人事电子档案的储存形式为计算机、移动硬盘、光盘等，都具备存储容量大、密度大、信息量多、记录和运行速度快等特点，节约占用空间，其管理方式与传统的纸质人事档案相通，人事电子档案的建成，丰富了学院人事档案管理体系，为传统人事档案利用开辟新道路。
二、云南林业职业技术学院人事电子档案建设中存在问题
1.档案材料不齐全、手续不完备
根据《干部档案工作条例》，要求所收集的干部人事档案材料必须经过认真的鉴别，材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备;需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案[1];原要求必须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝墨水笔和复写纸书写[1]，2014年后可以使用A4规格用纸。在整理教职工档案制作电子档案过程中，发现档案中有缺失职称审批表、干部任免呈报表和提拔任用考察材料、工资改革套改表和晋级表等材料，有的没有招工材料或以工代干审批表;有的干部履历表或登记表等材料的手续不完备，应由组织审查盖章或本人签字的未盖公章或未签字;收集的材料纸张大小不一，或为追求纸张严格16K纸大小，裁剪不断导致材料缺损;或是字迹书写不规范、潦草不清，或是用蓝笔和红笔书写;年月日填写不规范，有的材料上只写月日不写年，有的月份填农历，有的月份填公历，有的甚至不填时间等问题;有的履职考核材料是张三的，却装入了李四的档案卷里。究其原因，一是人事档案管理制度不严，形成材料的部门或单位未及时或不将材料移交归档;二是档案工作人员工作不够认真细致，没能对归档的材料仔细加以鉴别处理;三是人事档案管理宣传不够，很多部门和教职工个人对档案材料规定缺乏基本的了解。
2.档案材料分类不精准、制成时间认定有误
按照《干部档案整理工作细则》的要求，一卷人事档案分为十个大类，分别为：第一类履历材料，第二类自传材料，第三类鉴定、考核、考察材料，第四类学历和评聘专业技术职务材料，第五类政治历史情况的审查材料，第六类参加中国共党、共青团及民主党派的材料，第七类奖励材料，第八类处分材料，第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料，第十类其他可供组织上参考的材料[1]。可见现行的档案分类标准清晰明确，收集的档案材料也很标准，出现分类不准确的情况相对较少，但是由于学院人事档案工作人员变动频繁，且多为兼职人员，因业务不熟练，有时出现将材料分错的情况，常见的分类错误如：历史问题核查材料、个人申请、群众意见或证明材料、组织意见等，毕业生登记表、干部简历表等以鉴定为主的材料，军队转业干部的《履历书》，干部职工的个人总结或检查等。工作中还容易出现对材料份数、页码的计算错误及材料制成时间的认定错误等问题。2. 3.档案查阅不按程序、不闻不问或是要求私自查阅
干部职工人事档案利用工作是学院人事处根据利用工作需要，遵循规定的审批程序，提供干部职工人事档案查阅、借用或提供有关人员情况和证明、证据材料的工作。保管人事档案的终极目的是提供利用，方便工作查询，为人事工作和其他相关工作提供依据和服务。每个干部职工都知道学院人事处有自己的一份人事档案，但是档案里的内容是什么不了解;什么资料信息可以通过查询档案获取，什么途径查，怎么查，对查档人员有什么要求不清楚。所以出现两种极端，要么不闻不问，对合理正当的查阅要求不会提;要么不走程序，不守规定，不办手续，不经审批，自己缺毕业证书复印件或职称证复印件了，直接要求档案工作人员从人事档案中复印获取，或是要求给自己查看自己的或是亲属的档案。这就违反了“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”[1]规定。
4.档案材料转递及时性不够、手续不规范
干部职工人事档案的转递工作，是由干部职工人事变动的流动性导致的，是人事档案管理部门之间、人事档案管理部门与形成档案材料的单位或者部门之间、与利用人事档案部门之间转出和接收干部职工人事档案或档案材料的活动，是干部职工人事档案工作中的一项经常性业务工作。根据管理规定，干部职务变动后应及时将档案转给新的主管单位[1]，如学院正科级干部提拔任用为副处级干部，或是正处级干部经提拔任用为副厅级干部时，接到任免通知后，要按照干管权限要及时将档案传递给上级人事主管单位档案管理部门或是省委组织部人事档案管理部门;另外干部职工工作调动、离职提高学历学习、进修培训、辞（退职）、解除劳动合同、军队干部转业到地方安置等，人事档案管理部门也要在接到有关调动通知或完结审批后，及时办理完有关档案的转递工作。转递前，对拟转递档案认真整理装订，不得扣留材料或分批转出，要详细填写《转递档案材料通知单》;接收人接到档案后检查档案的齐全程度和整理情况，在《转递单》回执上签字盖章并及时退回回执，逾期一个月未退回者，要联系催问，以防档案丢失;档案材料必须通过专人送取或走机要交通，不准邮寄或交本人自带[1]。学院档案实际工作中出现个别干部档案遗失，是否传递出去没有痕迹，留存学院档案不完整情况，也出现干部职工调入或调出几个月档案没有传递的情况，还有教职工辞职或出国进修不返回学院自动离职，档案没有转出的现象;时间一久、工作部门或单位撤销合并、档案管理人员变化等等，使成为无头档案;还有档案传递中图省事、方便，让本人自己来取（送）档案、接到档案后未及时退回执、转出转入的档案没按要求进行整理等问题。
5.纸质档案材料黄旧，导致电子档案清晰度不高
有的纸质档案材料因为年代久远，或者因为保管不善，纸质材料发黄、回潮，字迹模糊不清，有的是书写笔迹过于潦草，难于辨认。通过扫描或拍照后，电子档案质量不高，清晰度不好，可辨别性较差。
三、解决措施
1.严格执行归档制度，认真收集档案材料
因为学院办学过程中三易校址两度停办，人员构成非常复杂，尤其40岁以上的中老年教职工，有的是参加工作就在学院，有的是在行政机关（公务员单位或参公管理单位）参加工作，后期调入学院，有的是在企业参加工作，后期调入学院，还有的先在行政机关参加工作，后调入企业，再从企业调入学院等等。所以学院干部职工人事档案材料的形成非常复杂，有事业单位的，有企业单位的，有行政机关的，并且形成时间不固定，材料内容不统一，给收集整理工作增加很大难度。因此，我们必须按照管理规定，严格执行归档制度，认真鉴别材料、收集归档、索取催要、收集登记、严格把关，使收集的材料全面、真实、准确;对送交材料不符合要求的，要及时通知形成材料部门或单位，补送材料或补办手续，使收集工作的制度化、规范化得以保证和实施。
2.畅通收集渠道，建立收集网络平台
人事档案管理部门要定期开展人事档案专项清理工作，检查规范档案材料收集的科学性和规范化，同时要经常开展人事档案材料收集的宣传培训活动，使干部职工对人事档案工作有基本的了解，具备一定的档案意识，知道人事档案内容与人事管理工作的关系和意义，清析个人档案的形成过程和保存了什么材料，再通过检查指导等形式，提高各部门及个人对人事档案材料收集业务的熟悉程度和责任心，电能收集档案材料渠道，建立方便高效的材料收集网络平台。
3.建立档案管理制度，严格利用手续
要建立学院人事档案管理制度，制定《学院查阅干部职工档案审批表》，严格按照人事档案查阅规定，办理使用审批手续;在档案利用中，要明确是否提供和提供什么材料，严格遵守档案材料一般不外借的规定，如果必须借出使用，要及时说明理由并经主管领导批准，履行好登记审批的手续，规定归还期限和不得擅自外借;还应要求档案利用人员要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤销档案材料，更不得向任何人泄露或公布档案内容，也不得擅自复制档案内容，杜绝私人查档案现象的发生。要通过严格的档案收进转出制度和定期检查制度，及时查找问题，及时纠正处理失误，要求档案管理人员应及时、准确、规范地进行档案转递工作，杜绝档案材料错误或自带情况发生。
4.加强设备建设，提高操作人员业务技能
目前在学院人事档案扫描或拍照，主要依靠小型打（复）印一体机或者数码相机进行，会出现电子档案图像质量不高，曝光不够，清晰度不好，可辨别性较差等情况。一方面基于人事电子档案的优点和将来信息化管理的全面推进，有必要采购专业的档案扫描仪，提高档案扫描的效率，同时能够做到电子档案图像曝光度准确、高清晰度、高分辨率。另一方面，因纸质材料发黄、回潮、字迹模糊不清、书写笔迹潦草，导致电子图像难于辨认的情况，需加强对业务人员的技能培训，使用图像管理软件对电子图像的色调、曝光度、色阶等参数进行调整，对图像进行综合处理，使有用信息显示清晰，提高电子档案图像信息的可辨识性。
参考文献：
